El día que se va tu mejor empleado: qué hacer antes, durante y después

Un lunes cualquiera, a media mañana, la persona que más tiempo lleva en tu equipo te pide hablar un momento. No hace falta que diga nada más. Lo sabes por cómo cierra la puerta.

Lo que decidas en los cinco minutos siguientes importa. Pero importa mucho más lo que tengas preparado antes de que llegue ese lunes.

Este artículo no va de contratar (eso lo vimos en cómo contratar personal para tu farmacia) ni de los primeros días de alguien nuevo. Va de la persona que ya lleva años contigo, que ya es clave y que un día puede irse. Hay tres momentos y en cada uno se hace algo distinto: antes, para verlo venir; durante, si ya ha decidido irse; y siempre, para que su marcha no pare la farmacia.

Por qué la marcha de una persona clave pesa más de lo que parece

El coste visible es el de buscar a alguien: el anuncio, las entrevistas, la bolsa de empleo del colegio. El coste real está en otra parte:

• Las semanas sin nadie. Entre que se va y llega quien la sustituye, sus horas las cubre el resto del equipo o las cubres tú. Y ya sabes cómo acaba eso cuando se alarga: lo contamos en el síndrome del titular agotado.
• La curva de quien llega. Una persona nueva tarda meses en moverse por la farmacia con la soltura de quien lleva años: dónde está cada cosa, qué cliente quiere qué, cómo se hace cada pedido.
• Lo que no estaba escrito. El delegado que solo la llamaba a ella, el cliente que venía por ella, el truco para cuadrar las devoluciones, la contraseña del portal del mayorista. Eso no se va con el preaviso. Se va el último día.
• El efecto en el resto. Cuando se va alguien con peso, el equipo se pregunta por qué. Si nadie lo explica, la respuesta la pone el rumor.

No existe un dato publicado sobre cuánto le cuesta a una farmacia española la marcha de una persona clave, y no vamos a inventarlo. Como orden de magnitud general, Gallup sitúa el coste de sustituir a una persona entre la mitad y el doble de su sueldo anual (empresas de Estados Unidos, no farmacias). Y la búsqueda no suele ser corta: el Colegio de Farmacéuticos de Madrid advertía en 2025 de que a las farmacias les cuesta encontrar personal y de que muchos recién graduados rechazan el horario partido. Lo que sí puedes hacer es la cuenta con tus números. Un ejemplo redondo, inventado a propósito: si la búsqueda dura seis semanas y en ese tiempo cubres diez horas más a la semana, son sesenta horas tuyas. Si quien llega tarda tres meses en ir sola, son tres meses de ir más despacio. Ninguna de esas horas aparece en la nómina.

Las señales que se ven antes

Casi nadie se va de un día para otro. Lo que pasa es que el día que lo dice es el primero en que lo miramos. Estas son las señales que más se repiten:

• Ha dejado de pedir tareas que antes pedía, o de proponer cambios.
• Pregunta, aunque sea de pasada, por horarios o condiciones de otras farmacias.
• Acumula vacaciones sin pedirlas, como si no pensara estar para disfrutarlas.
• Comenta que "aquí ya no hay mucho más que hacer" o que "esto no va a cambiar".
• Se tomó una decisión que le afectaba (horario, tareas, una categoría) sin contar con ella.
• Terminó una formación, o lleva años en el mismo puesto, y nadie ha hablado con ella de lo siguiente.

Ninguna, sola, prueba nada. Varias juntas son un aviso. Y hay una regla que no se negocia: las señales son de trabajo. Su salud, sus bajas, su familia o sus planes personales no son señales, ni se apuntan, ni se tienen en cuenta.

La forma más sencilla de ver estas señales es no tener que adivinarlas. Una vez al año, fuera del mostrador y sin prisa, siéntate con cada persona clave y hazle cinco preguntas: qué es lo que más le gusta de venir a trabajar, qué le haría plantearse irse, qué le gustaría estar haciendo dentro de dos años, qué le pesa de su horario o de sus tareas, y qué podrías hacer tú para que el puesto le compense más. Es incómodo la primera vez. La segunda ya no.

Si te parece exagerado, un dato general: en una encuesta de Gallup en Estados Unidos, el 51 % de quienes dejaron su empresa dijo que en los tres meses anteriores nadie le había preguntado cómo estaba en el puesto ni qué futuro veía allí.

Retener sin subir el sueldo (y cuándo sí es el sueldo)

En el estudio Employer Brand Research 2025 de Randstad, con trabajadores de toda España y de todos los sectores, la conciliación es el primer motivo para buscar otro empleo (46 %), por delante del salario (32 %) y de la falta de crecimiento (27 %).

Dicho esto, lo honesto: si el sueldo está claramente por debajo de lo que se paga en tu zona por el mismo puesto, ninguna de las palancas que vienen después lo compensa. Compara su nómina con las tablas del convenio y con lo que sabes que se paga cerca. Si el problema es ese, es ese.

Si no lo es, hay cuatro palancas que dependen de ti:

1. Una franja flexible. No hace falta cambiar todo el horario. A veces basta con entrar media hora más tarde dos días por semana, o librar los sábados en semanas alternas. Lo que hablamos del horario de 2027 también iba de esto: cada hora de apertura la cubre alguien.
2. Formación pagada y con horas. Pagar el curso para que lo haga en su tiempo libre es medio regalo. Pagarlo y liberar las horas para hacerlo le dice que cuentas con ella dentro de dos años.
3. Una parcela propia. Una categoría, los pedidos de un proveedor, el escaparate, la acogida de quien llegue nuevo. Algo que sea suyo de verdad, con capacidad de decidir, no una tarea más.
4. Reconocimiento delante del equipo. Decir en la reunión de la semana que el cambio del lineal fue idea suya cuesta cero y se recuerda meses. Lo vimos al hablar de ser jefe sin dejar de ser compañero.

Si ya ha decidido irse

Cuando alguien lo comunica, la tentación es convencerla en ese mismo momento. Antes de hacerlo, separa lo que puedes cambiar de lo que no.

El preaviso. Irse es un derecho. El Estatuto de los Trabajadores solo pide que medie el preaviso que señale el convenio colectivo o la costumbre del lugar (artículo 49.1.d). El convenio estatal de oficinas de farmacia lo fija por grupo profesional: noventa días para el personal facultativo, treinta para el técnico y quince para el auxiliar. Con un adjunto son tres meses. Ese tiempo no es para convencerla. Es para el traspaso.

La contraoferta. Si el motivo es el dinero y puedes igualarlo, es una conversación legítima. Si el motivo es otro, una subida decidida sobre la marcha suele comprar unos meses, no resolver la causa. Es lo que cuentan muchos titulares que lo han probado; tómalo como hipótesis, no como regla.

La entrevista de salida. Es la información más barata que vas a tener sobre ese puesto, y casi nadie la hace porque es incómoda. Tres claves:

• Cuándo: en sus últimos días, no el día que lo comunica. Con la decisión recién anunciada nadie dice lo que piensa.
• Quién: a ser posible, alguien que no sea su jefe directo, porque ante el jefe se habla con menos franqueza; es lo que recomiendan Harvard Business Review y la SHRM, la asociación estadounidense de recursos humanos. En una farmacia el jefe directo suele ser el titular: si tienes un adjunto o una adjunta de confianza, que la haga él o ella. Si no, hazla tú y empieza diciendo que no vas a discutir nada de lo que te cuente.
• Qué preguntar: cuándo empezó a pensar en irse y qué pasó entonces, qué ha pesado más, qué habría cambiado su decisión y en qué momento, qué funciona bien del puesto, qué cambiaría para quien venga y qué sabe hacer que no está escrito en ninguna parte.

Escucha, toma notas y no te defiendas. Lo que te cuente no sirve para retenerla a última hora; sirve para el puesto que queda y para la siguiente persona.

El traspaso. Durante el preaviso, que se siente con quien vaya a cubrirla y repasen juntas lo que hace en un día, una semana y un mes normales. Y el último día, cambia las contraseñas y retira los accesos que tenía: programa de gestión, portales de mayoristas y laboratorios, correo, redes. No es desconfianza. La farmacia responde de quién entra en sus sistemas.

El plan de relevo, puesto por puesto

Todo lo anterior es más fácil si el plan existe antes de que nadie se vaya. Los procesos ya los tratamos en el manual de procesos y en los protocolos de actuación. El plan de relevo es la parte de las personas. Para cada puesto clave, una hoja con seis preguntas:

1. ¿Qué hace en un día, una semana y un mes normales?
2. ¿Qué accesos y contraseñas tiene que no tiene nadie más?
3. ¿Quién la conoce fuera (proveedores, delegados, clientes) y no conoce al resto del equipo?
4. ¿Quién podría cubrirla mañana mismo, aunque sea a medias?
5. ¿Quién se está formando para el puesto a medio plazo?
6. ¿Dónde está escrito todo esto?

La pregunta que lo resume: si se fuera hoy, ¿quién abre la farmacia mañana sabiendo lo que ella sabía? Si la respuesta es "nadie", ya sabes por dónde empezar. Y si la respuesta es "yo", también: el plan de relevo de tu farmacia empieza por tu puesto.

Lo que cuentan quienes ya lo vivieron

No hay ningún estudio publicado en España sobre cómo viven las farmacias la marcha de una persona clave. Lo que sí hay son conversaciones con titulares, y en ellas se repiten tres patrones. Los ponemos como hipótesis, no como datos:

• El aviso llega más tarde de lo que el titular cree. Mirando atrás, casi todos reconocen señales de meses antes.
• El plan de relevo existe, pero en la cabeza del titular. Y ese es justo el riesgo: el día de la marcha, el titular está demasiado ocupado cubriendo el hueco para escribir nada.
• La entrevista de salida se salta por incomodidad. Y quienes la hicieron cuentan que les cambió algo del puesto para la persona siguiente.

Si lo has vivido, nos interesa saber qué pasó. Lo preguntamos en la newsletter del jueves.

Cómo empezar esta semana

1. Haz una lista de las personas sin las que la farmacia se resentiría si faltaran un mes.
2. Para cada una, repasa las señales de arriba. Solo las de trabajo.
3. Marca qué puestos no tienen a nadie que pueda cubrir mañana.
4. Elige uno y escribe su hoja de relevo con las seis preguntas.
5. Pon fecha a la conversación anual con cada persona clave. La primera, este mes.

Para ordenarlo hemos preparado dos cosas: un mapa de riesgo de rotación en Excel, que te dice qué puestos atender primero; y una guía en PDF con las preguntas de la conversación anual, el guion de la entrevista de salida y la hoja de relevo en blanco y con un ejemplo. Las dos las reciben los suscriptores de farmapro Impulso en su buzón. Si aún no recibes la newsletter, suscríbete aquí.

El martes 20 de octubre abrimos en el portal el curso "Retención y relevo", gratuito, con los tres momentos explicados paso a paso.

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