Formación continua en farmacia: por qué la decide el laboratorio y no vosotros

Pregúntale a tu equipo cuándo fue la última vez que hizo una formación. Es fácil que la respuesta empiece por "vino un comercial de...". No por "decidimos que...".

No es una crítica al equipo, ni siquiera al laboratorio: el visitador que trae una formación sobre su gama de dermocosmética está haciendo bien su trabajo, que es vender esa gama. El problema no es que exista esa formación. El problema es que, en gran parte de las farmacias (estimación sectorial), sea la única que hay.

La formación que no elige nadie

Así es como suele entrar la formación en una farmacia: un delegado propone una sesión de producto, un laboratorio organiza un webinar sobre su línea, un distribuidor invita a una jornada en la que, de paso, presenta novedades. Todo útil, nada gratuito de verdad (siempre vende algo, aunque sea imagen de marca) y, sobre todo, todo decidido desde fuera.

Nadie se ha sentado a mirar qué necesita realmente ese equipo concreto, en esa farmacia concreta, este trimestre. La agenda formativa la marca quien tiene un producto que colocar, no quien conoce los huecos reales del mostrador.

Y esos huecos casi nunca son de producto. Son de otra cosa: cómo se explica una recomendación sin que suene a venta forzada, cómo se resuelve una queja sin que escale, cómo delega el titular una tarea sin tener que repetirla tres veces, cómo se traspasa el conocimiento cuando alguien nuevo entra al equipo. Nada de eso lo enseña un laboratorio, porque no es su trabajo enseñarlo. Y si nadie más lo enseña, no se aprende: se improvisa, farmacia a farmacia, generación a generación de empleados.

Por qué se abandona sola

Incluso cuando un titular decide, con toda la razón, que hace falta un plan de formación propio, ese plan suele durar poco. No por falta de voluntad. Por cómo está construida una farmacia.

No hay quién cierre. Una formación presencial de tres horas exige cerrar, turnar o pagar horas extra. En una farmacia de dos o tres personas, eso no es un inconveniente menor: es casi siempre inviable entre semana.

El calendario gana. Cuando la formación no tiene fecha fija, "ya lo haremos cuando haya un hueco" se convierte, en la práctica, en nunca. Compite contra pedidos, contra bajas, contra la campaña de la temporada. Y siempre pierde, porque lo urgente aplasta a lo importante.

No se mide nada. Sin un registro de qué se ha visto y quién lo ha visto, nadie sabe si el equipo está al día o si lleva dos años sin tocar el tema. Se gestiona por sensación, y la sensación suele estar equivocada.

El conocimiento se va con la persona. Si la única formación fue una charla presencial a la que asistieron dos personas, lo aprendido vive en sus cabezas. El día que una de ellas se coge una baja larga o cambia de farmacia, ese conocimiento se va con ella. No queda registro, no queda material, no queda nada que transmitir a quien entra después.

Tres señales de que el problema es de sistema, no de personas

Antes de seguir, un chequeo rápido. Si reconoces dos de estas tres situaciones, no tienes un problema de actitud en el equipo: tienes un problema de sistema, y se arregla distinto.

• Cada incidencia se resuelve de una manera distinta según quién esté ese día en el mostrador, porque no hay un criterio común aprendido, solo el instinto de cada uno.
• El personal nuevo aprende mirando, sin un itinerario claro de qué debe saber en la primera semana, en el primer mes y en el primer trimestre.
• Nadie recuerda la última formación no comercial que hizo el equipo: la última que no vino atada a un producto o una marca concreta.

Qué significa una formación que se sostiene

La alternativa no es "hacer más formación". Es cambiar de qué tipo depende la que ya haces. Cuatro condiciones, y las cuatro son de sentido común una vez que se nombran:

Que no dependa de cerrar la farmacia. Si el formato exige parar el mostrador tres horas, ya sabes cómo termina: en el cajón de "pendiente". Un formato que se consume en bloques de diez o quince minutos, entre un cliente y otro, sí sobrevive al día a día real de una farmacia.

Que la elija quien conoce los huecos, no quien tiene algo que vender. Eso significa que el titular (o quien lidere el equipo) decide el temario según lo que falla de verdad: comunicación, protocolos, gestión del propio equipo, no solo producto.

Que quede registro. Sin un lugar donde conste qué ha visto cada persona, la formación se disuelve en el tiempo y no hay forma de saber si el equipo está al día.

Que no se pierda cuando alguien se va. Si el contenido vive en una plataforma y no solo en la memoria de quien asistió a la charla, el nuevo fichaje lo recupera sin depender de que alguien se lo cuente de memoria, mal y a medias.

Cómo montar esto sin gastar un fin de semana

No hace falta un departamento de formación para arrancar. Con esto ya tienes un sistema mínimo viable:

1. Haz el inventario real. Pregunta al equipo, no lo supongas: ¿qué situación se repite y cada uno resuelve distinto? Esa lista, no el catálogo del laboratorio, es tu temario.
2. Fija un hueco fijo, aunque sea pequeño. Diez minutos cada lunes antes de abrir valen más que tres horas una vez al semestre, porque el hueco pequeño sí se sostiene en el calendario.
3. Separa lo comercial de lo estructural. Sigue aceptando las formaciones de producto que te interesen (son gratis y a veces son buenas), pero llévalas aparte del plan propio. Que no sea la única formación que recibe tu equipo, sino una más.
4. Deja registro de lo que se ha visto. Un documento compartido basta para empezar. Lo importante es que exista, no que sea sofisticado.
5. Busca contenido que no dependa de una fecha. Si el material se puede consumir cuando hay un hueco, en vez de exigir que todo el equipo coincida a la misma hora, el plan sobrevive a las bajas, las vacaciones y los turnos partidos.

Ese último punto es, en la práctica, el que más plantes suelen soltar cuando les pides que lo prueben una semana. Y es también la razón por la que montamos, dentro del portal de farmapro, una zona de formación pensada exactamente para este problema: masterclasses cortas y contenido formativo que cada persona del equipo consume en el hueco que tiene, no en el que le imponen. No sustituye el criterio de quien lidera el equipo (eso lo tienes que aportar tú, con el inventario del primer paso); le da un sitio donde apoyarse.

Si además tu farmacia recibe la newsletter quincenal de farmapro, ya conoces la otra pieza que estrenamos esta semana en el portal: la Rebotica. Es un mecanismo distinto (te lo contamos con detalle en por qué regalamos en vez de descontar), pero comparte el mismo sitio y el mismo espíritu: que lo que necesita tu farmacia para funcionar mejor no dependa de que un comercial pase por la puerta ese día.

Lo que puedes hacer hoy mismo

No necesitas esperar a tener el plan perfecto para empezar. Necesitas el primer paso: reúne al equipo, aunque sean diez minutos, y pregunta qué situación resuelve cada uno de forma distinta. Esa conversación, por sí sola, ya te dice más sobre las necesidades reales de formación de tu farmacia que cualquier catálogo que te haya llegado este mes por correo.

¿Quieres que la formación de tu equipo deje de depender del calendario de otros?

En el portal de farmapro tienes una zona de formación pensada para farmacia: masterclasses cortas y contenido que cada persona del equipo puede ver en el hueco que tiene, sin cerrar el mostrador ni esperar a que venga alguien a dároslo. El acceso básico es gratuito.

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